Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 13 üncü maddesinin son paragrafında “Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmet içi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için gereken 6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen çalışmış olmak şarttır. Hizmet içi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.” hükmüne yer verilmiştir.
Buna göre, sicil amirinin yanında yıl içinde en az üç ay süre ile fiilen görev yapmayan memurun sicili doldurulamaz. Ancak bu memurun sicili o yıl için, memuriyet süresince bir kereye mahsus olmak üzere geriye doğru üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır ve bulunan puan o yılın sicil notu sayılır.